Координатор промоакцій

Координатор промоакцій: творець подій, що просувають продукти та бренди

Хто такий координатор промоакцій?

Координатор промоакцій — це спеціаліст, який організовує, супроводжує та контролює рекламні заходи, що мають на меті ознайомлення споживачів із продуктом або послугою, підвищення їх популярності, лояльності до бренду та зростання обсягів продажів. У центрі його діяльності — організація комунікаційної події, яка доносить до аудиторії цінність товару або послуги через безпосереднє залучення, емоції та практичний досвід.

Це людина, яка одночасно виконує ролі менеджера проєкту, логіста, психолога та креативника, адже її завдання — створити подію, яка приверне увагу, зацікавить, залучить і мотивує до дії.

Основні завдання та обов’язки

Координатор промоакцій працює на перетині маркетингу, PR, логістики та організації подій. До його основних обов’язків входять:

• Розробка концепції промоакції. Це включає аналіз продукту, цільової аудиторії, ринку та конкурентів. На основі цього створюється ідея заходу: формат, меседж, місце проведення, стиль взаємодії з аудиторією.
• Планування події. Координатор складає покроковий план: дати, місце, бюджет, склад команди, потрібне обладнання, логістика доставки, дозвільна документація.
• Формування команди. Він підбирає, навчає та координує промоутерів, ведучих, технічний персонал, дизайнерів, відеооператорів тощо. Саме координатор відповідає за їхню злагоджену роботу.
• Підготовка матеріалів. Це можуть бути флаєри, сувенірна продукція, стенди, костюми, пробники продукції, POS-матеріали.
• Залучення партнерів і взаємодія з підрядниками — друкарні, агенції з оренди техніки, охоронні служби, транспортні компанії тощо.
• Контроль проведення акції. У день події координатор перебуває на місці, стежить за таймінгом, якістю взаємодії з аудиторією, технічною підтримкою. У разі форс-мажорів приймає оперативні рішення.
• Збір зворотного зв’язку та аналітика. Після завершення акції координатор збирає звіти від промоутерів, аналізує KPI (кількість контактів, кількість виданих матеріалів, залучення нових клієнтів), готує фінансовий звіт, формулює висновки для майбутніх кампаній.

Приклади виконуваних робіт

Координатор промоакцій може реалізовувати широкий спектр завдань:

• Організація дегустацій нових продуктів у супермаркетах.
• Проведення промо-акцій у торгових центрах з врученням подарунків або знижок за покупку.
• Запуск промо-кампанії в парках, на фестивалях, ярмарках — із тематичним оформленням, аніматорами, інтерактивними іграми.
• Організація конкурсів у соцмережах із фізичним фінішом (наприклад, вручення призів на локації).
• Проведення корпоративних заходів для співробітників компанії або клієнтів — з брендингом та інтеграцією продукту.
• Промо-акції біля місць великого скупчення людей — вокзалів, метро, університетів.
• Організація запусків нових продуктів з шоу-елементами.

Необхідні навички та якості

Щоб досягти успіху в цій професії, координатор повинен поєднувати аналітичні здібності з комунікаційними навичками, бути креативним і водночас структурованим. Найважливіші якості:

• Організованість — вміння створити чіткий план дій та дотримуватись його.
• Стресостійкість — робота передбачає роботу в умовах дедлайнів, несподіванок і людського фактору.
• Комунікативність — потрібно взаємодіяти з великою кількістю людей різного статусу.
• Креативність — промоакція має бути неординарною, такою, що запам’ятається.
• Бюджетне мислення — ефективне використання коштів і вміння вписуватись у фінансові рамки.
• Відповідальність — за результати акції, роботу команди та безпеку заходу.

Суміжні професії 

1. SMM-менеджер – створює інформаційне підґрунтя акції в соцмережах, просуває подію, працює з онлайн-аудиторією.
2. Таргетолог – налаштовує рекламу, яка привертає людей до події або акції.
3. Інтернет-маркетолог – розробляє загальну стратегію просування акції в онлайн-просторі.
4. Графічний дизайнер – створює візуальні матеріали для акції, включаючи постери, банери, флаєри.
5. Рекрутер – знаходить промоутерів та інших спеціалістів для реалізації події.
6. Офіс-менеджер – координує документообіг і логістику в межах кампанії.
7. Фінансист – контролює використання бюджету акції.
8. Юрист – перевіряє легальність проведення заходу, дозвільну документацію.
9. Фотограф/відеограф – документує подію, створює візуальні звіти для клієнтів або керівництва.
10. Копірайтер – розробляє тексти для флаєрів, стендів, конкурсів, соціальних мереж.
11. Менеджер з бренду – контролює відповідність промоакції філософії бренду.
12. Координатор івентів – співпрацює у випадках великомасштабних заходів, таких як фестивалі, концерти, ярмарки.

Кейс-історія як координатор промоакцій перетворила промоакцію на міське свято та підняла продажі нового продукту:

Ірина Коваль — координатор промоакцій у великій FMCG-компанії, що спеціалізується на здоровому харчуванні. Має понад 5 років досвіду в організації BTL-заходів, запуску нових продуктів на ринку та проведенні нестандартних маркетингових кампаній.

Компанія планувала запуск нового лінійки органічних батончиків. Було вирішено організувати вуличну промоакцію в чотирьох великих містах одночасно. Складність полягала в тому, що продукт був новим і майже невідомим на ринку, а цільова аудиторія (молоді активні люди) не завжди позитивно сприймає прямий контакт з промоутерами на вулицях. До того ж, прогнозувалась несприятлива погода.

Ірина розробила гнучку концепцію заходу: замість стандартної роздачі пробників було вирішено організувати інтерактивні зони зі спортивними активностями, конкурсами в Instagram та зонами дегустації зі зручними пуфами і музикою.

Вона:

• Підібрала 24 промоутери з фітнес-блогерським бекграундом.
• Уклала договори з локальними тренерами для проведення майстер-класів на локаціях.
• Співпрацювала з SMM-командою для проведення флешмобу #спробуй_органік, що дало змогу підв’язати онлайн та офлайн аудиторію.
• Продумала альтернативний “план Б” на випадок дощу — акція переміщалась у фітнес-клуби-партнери.
• Домовилася з блогерами для репостів із заходів у реальному часі.

За три дні було охоплено понад 12 000 осіб. Кількість підписників бренду в Instagram зросла на 38%. Учасники залишили понад 900 позитивних відгуків у соцмережах, що суттєво підняло імідж бренду. За перший місяць після акції продажі нової лінійки перевищили очікування на 27%. Керівництво компанії відзначило Ірину премією та доручило їй розробку наступної масштабної промокампанії на національному рівні.

Висновок

Координатор промоакцій — це людина, що стоїть за яскравими подіями, які привертають нашу увагу до брендів, формують емоційний контакт із продуктами та стимулюють продажі. Ця професія поєднує в собі організаційний талант, креативність, відповідальність і здатність працювати в режимі багатозадачності. Вона ідеально підходить активним людям, які прагнуть створювати щось нове та працювати з живою аудиторією.

Опис професії створено з метою ознайомлення з професією – “Координатор промоакцій“ 

Тренінгова компанія “Академія гри” в рамках проєкту “PROFОРІЄНТИР”

Київ, 2025 рік.

Запрошуємо до співпраці!