Офіс-менеджер

Офіс-менеджер: координатор ритму компанії

Загальна характеристика професії

Офіс-менеджер (часто також називається офісний адміністратор або секретар) — це спеціаліст, який забезпечує ефективне функціонування офісу, координує діяльність різних підрозділів, організовує документообіг і комунікацію між співробітниками. Його головне завдання — створити впорядковане, комфортне та продуктивне середовище для всієї команди. Ця професія є однією з ключових у сучасній організації, оскільки вона об’єднує адміністративні, організаційні та комунікаційні функції.

Офіс-менеджери зазвичай працюють у комерційних компаніях, державних установах, навчальних закладах, медичних клініках та будь-яких організаціях, де є необхідність у системному управлінні офісними процесами. У великих структурах вони можуть бути частиною адміністративного відділу, у малих — одноосібно відповідати за безперебійну роботу всього офісу.

Основні обов’язки офіс-менеджера

1. Організація офісної діяльності

• Підтримка порядку та ефективності в робочому просторі.
• Організація розкладу роботи офісу, бронювання переговорних кімнат.
• Забезпечення співробітників усім необхідним для роботи — канцтоварами, технікою, матеріалами.

2. Документообіг

• Прийом, реєстрація, розподіл і архівування вхідної та вихідної документації.
• Ведення внутрішніх журналів обліку документів.
• Підготовка листів, довідок, наказів, внутрішніх повідомлень.

3. Комунікація

• Організація внутрішньої комунікації між підрозділами.
• Ведення телефонних переговорів, прийом дзвінків і кореспонденції.
• Комунікація з партнерами, постачальниками, клієнтами та службами доставки.

4. Координація персоналу

• Прийом нових співробітників, проведення ознайомчих зустрічей.
• Контроль за відвідуваністю, графіками роботи, лікарняними.
• Підготовка звітів для HR-відділу або керівництва.

5. Адміністративна підтримка керівництва

• Організація ділових поїздок, зустрічей, конференцій.
• Підготовка презентацій та звітів.
• Нагадування про важливі події, контроль календаря керівника.

Приклади виконуваних завдань

• Створення системи обліку документів у CRM або електронному архіві.
• Організація внутрішнього заходу — святкування річниці компанії чи тімбілдингу.
• Узгодження доставки нової офісної техніки та контроль за її встановленням.
• Формування заявки на забезпечення офісу витратними матеріалами.
• Створення щотижневого дайджесту для співробітників з важливою інформацією.

Необхідні навички та особисті якості

• Організованість і самодисципліна — здатність підтримувати порядок у великому обсязі інформації.
• Комунікабельність — необхідна для спілкування з людьми різного рівня та вирішення конфліктних ситуацій.
• Володіння офісними програмами — Excel, Word, поштові клієнти, CRM-системи.
• Вміння працювати з документами — уважність до деталей, знання основ діловодства.
• Гнучкість — готовність швидко реагувати на зміни, знаходити вихід з форс-мажорних ситуацій.
• Конфіденційність і відповідальність — оскільки офіс-менеджер часто працює з внутрішньою інформацією компанії.

Суміжні професії та характер взаємодії

• Керівник — офіс-менеджер виконує доручення, готує документи, забезпечує комфортну організацію робочого процесу.
• HR-менеджер — підтримує кадрову документацію, координує процеси адаптації новачків.
• Бухгалтер — надає первинну документацію, допомагає формувати звітність.
• ІТ-спеціаліст — співпрацює при впровадженні систем електронного документообігу, адмініструє технічні ресурси.
• Секретар — може дублювати деякі функції або працювати під керівництвом офіс-менеджера.
• Менеджер з постачання — узгоджує закупівлі офісних товарів.
• Юрист — консультує щодо правильного оформлення документів, договорів.
• Клінінговий персонал — офіс-менеджер координує графік прибирання та чистоти в офісі.

Професії, з якими перетинається офіс-менеджер

• Проєкт-менеджер — спільна координація задач, контроль дедлайнів.
• Системний адміністратор — технічна підтримка офісної техніки.
• Інтернет-маркетолог — іноді офіс-менеджер готує технічні завдання для розміщення інформації.
• Підприємець — офіс-менеджер може стати “правою рукою” у веденні бізнесу, взявши на себе рутинні процеси.
• Таргетолог/SMM-менеджер — офіс-менеджер може бути помічником у підготовці контенту чи звітів.

Кейс-історія: Як офіс-менеджер врятувала запуск нового проєкту

Ольга – офіс-менеджер середньої IT-компанії на 70 співробітників. Вона працює в компанії вже три роки і знає всі внутрішні процеси як свої п’ять пальців. Відома серед колег як “мозковий центр офісу”.

Перед запуском важливого клієнтського проєкту команда мала провести серію стратегічних зустрічей. Але саме в цей період збіглося одразу кілька проблем: несправна система бронювання переговорних кімнат, втрачені презентаційні матеріали, поломка проєктора та затримка доставки нових офісних меблів. Усе це загрожувало зривом запуску проєкту і створювало додатковий стрес для команди.

Ольга не розгубилася. Вона оперативно вручну склала розклад бронювання кімнат, врахувавши всі зустрічі та уникнувши конфліктів. Через знайомого постачальника забезпечила термінову доставку нового проєктора. Відновила з резервного серверу втрачені презентації. Крім того, вона самостійно організувала тимчасову зону для командної роботи, використавши мобільні столи й перегородки.

Завдяки оперативності Ольги всі заплановані зустрічі відбулись без збоїв, презентації пройшли вчасно, а команда залишилася повністю сфокусованою на підготовці проєкту. Керівництво відзначило її ініціативність і запропонувало розширення функціоналу до ролі адміністративного координатора.

Висновок

Офіс-менеджер — це професія, яка потребує багатофункціональності, дисципліни та здатності оперативно реагувати на виклики. Це людина-опора для колективу, яка забезпечує спокійний “бек-офіс”, де все працює, як годинник. Саме офіс-менеджер — той, хто непомітно, але потужно підтримує динаміку та стабільність організації.

Опис професії створено з метою ознайомлення з професією – “Офіс-менеджер“

Тренінгова компанія “Академія гри” в рамках проєкту “PROFОРІЄНТИР”

Київ, 2025 рік. 

Запрошуємо до співпраці!