Адміністратор в навчальному закладі

Адміністратор в навчальному закладі

Загальна характеристика професії

Адміністратор в навчальному закладі — це спеціаліст, який організовує, координує та контролює внутрішні процеси навчального закладу, забезпечуючи його стабільну й ефективну роботу. Його роль можна порівняти з центральною ланкою складного механізму, що поєднує діяльність викладацького складу, учнів/студентів, технічного персоналу, батьків і зовнішніх органів управління освітою.

Цей фахівець не є просто диспетчером, який розподіляє задачі або слідкує за розкладом. Це стратегічно важлива особа, яка формує комфортне, безпечне, організоване освітнє середовище. Його діяльність охоплює адміністративні, комунікативні, управлінські, іноді навіть фінансові та кадрові функції. У сучасному освітньому просторі адміністратор повинен бути гнучким, компетентним, орієнтованим на нові освітні тенденції, технології та ефективну комунікацію.

Основні обов’язки адміністратора в навчальному закладі

Обсяг відповідальності адміністратора залежить від типу закладу (дитячий садок, школа, коледж, університет) і його структури, але загалом його обов’язки включають:

1. Організація освітнього процесу

• Підготовка та доведення до відома учасників навчального процесу розкладів занять, консультацій, екзаменів, позаурочних заходів.
• Моніторинг відвідуваності студентів/учнів, своєчасне реагування на порушення дисципліни.
• Організація умов для інклюзивного навчання, забезпечення адаптаційних програм для дітей з особливими освітніми потребами.

2. Координація діяльності педагогічного колективу

• Комунікація між викладачами, адміністрацією, технічним персоналом.
• Складання графіків роботи, контроль виконання педагогічного навантаження.
• Надання методичної та технічної підтримки викладачам, сприяння професійному розвитку.

3. Інформаційно-диспетчерська діяльність

• Ведення баз даних студентів, облік руху контингенту (зарахування, відрахування, академічні відпустки).
• Контроль і архівування навчальних журналів, облікових документів, звітів.

4. Комунікація з батьками та представниками громадськості

• Участь у батьківських зборах, презентаціях, інформаційних кампаніях.
• Реакція на запити, скарги, пропозиції з боку батьків та учнів.
• Сприяння створенню позитивного іміджу навчального закладу.

5. Контроль за дотриманням порядку

• Організація безпечного перебування учнів у стінах закладу.
• Співпраця зі службами охорони, медичними працівниками, працівниками харчоблоку тощо.
• Забезпечення дотримання санітарних норм та протипожежної безпеки.

6. Підтримка цифрової та паперової документації

• Ведення документації (звіти, розпорядження, накази, внутрішні регламенти).
• Робота з електронними системами управління освітою (наприклад, АС “Школа”, Moodle тощо).
• Адміністрування сайту навчального закладу, соціальних мереж, електронної пошти.

7. Взаємодія з зовнішніми структурами

• Виконання вказівок управлінь та департаментів освіти.
• Підготовка та подача звітів, аналітики, планів, статистики.

Приклади виконуваних робіт

• Створення та оприлюднення розкладу навчальних занять.
• Ведення обліку відвідуваності та успішності.
• Організація зборів, олімпіад, конференцій, виховних заходів.
• Узгодження та контроль графіків санітарної обробки, прибирання, харчування.
• Підготовка та контроль реалізації внутрішніх розпоряджень (наприклад, переведення на дистанційне навчання).
• Координація роботи з новими вступниками: прийом документів, співбесіди, запис у групи.

Необхідні навички та якості

Професійні компетентності:

• Знання основ освітнього менеджменту.
• Впевнене володіння комп’ютером, навички роботи з Excel, Google-документами, CRM/електронними щоденниками.
• Знання нормативної бази освіти: Закон «Про освіту», «Про загальну середню освіту», інструкції МОН тощо.

Особисті риси:

• Організованість, пунктуальність.
• Комунікабельність і дипломатичність.
• Емоційна стабільність, стресостійкість.
• Готовність до багатозадачності та роботи в динамічному середовищі.
• Гнучкість до змін у графіку та регламенті роботи.

Суміжні професії

• Керівник навчального закладу — формулює загальну стратегію, а адміністратор забезпечує її щоденне виконання.
• Вчителі та викладачі — адміністратор координує їх графік, розподіляє аудиторії, забезпечує ресурсами.
• Соціальний педагог / психолог — адміністратор сприяє реалізації профілактичних програм, координує взаємодію з батьками.
• Інженер з охорони праці — адміністратор взаємодіє для контролю санітарних, пожежних, енергетичних умов.
• Бухгалтер — адміністратор надає звітність, співпрацює з фінансовими службами щодо витрат на освітній процес.
• Офіс-менеджер — адміністратор координує документообіг та офіційне листування.
• Програміст/ІТ-фахівець — адміністратор організовує супровід освітніх цифрових платформ.
• Технічний персонал — адміністратор розподіляє обов’язки, забезпечує контроль прибирання, закупівель, логістики.

Кейс-історія: Як адміністратор врятував навчальний процес під час карантину

Олена Сташук — адміністратор великого ліцею в обласному центрі. Працює на цій посаді понад п’ять років, відома своєю дисципліною, організованістю та уважністю до дрібниць.

На початку карантину через COVID-19 заклад терміново перейшов на дистанційне навчання. Частина вчителів не володіла потрібними цифровими інструментами, учні плутались у платформах, а батьки були незадоволені відсутністю чіткого розкладу та зворотного зв’язку. Через технічні й організаційні проблеми почав знижуватися рівень відвідуваності та успішності учнів.

Олена не розгубилася. Вона склала покроковий план організації дистанційного процесу:

• Спершу провела аудит технічних можливостей усіх вчителів і класів.
• Потім узгодила з адміністрацією єдину онлайн-платформу (Google Classroom) та організувала навчання для вчителів.
• Створила структурований онлайн-розклад з урахуванням вікових особливостей учнів.
• Зібрала телефонну групу підтримки для батьків і щотижня проводила короткі онлайн-наради з класними керівниками.
• Також організувала регулярне оновлення сайту ліцею та соцмереж із роз’ясненнями та покроковими інструкціями.

Уже за два тижні після впровадження ініціативи процес дистанційного навчання в ліцеї стабілізувався. Учителі працювали злагоджено, учні отримували завдання за графіком, а батьки мали чітке розуміння того, як організований навчальний процес. Олена отримала подяку від дирекції та схвальні відгуки від батьківського комітету.

Висновок

Адміністратор в навчальному закладі — це серце системи, яка забезпечує стабільне функціонування освітнього процесу. Це не лише фахівець з документації, а й координатор людей і процесів. Його присутність забезпечує порядок, організацію і передбачуваність у просторі, де кожна дрібниця важлива для загального успіху.

Опис професії створено з метою ознайомлення з професією – “Адміністратор в навчальному закладі “ 

Тренінгова компанія  “Академія гри” в рамках проєкту “PROFОРІЄНТИР”

Київ, 2025 рік.

Запрошуємо до співпраці!