Менеджер із закупівель

Менеджер із закупівель: стратегічний фахівець сучасного бізнесу

Хто такий менеджер із закупівель?

Менеджер із закупівель — це ключовий спеціаліст, завдяки якому будь-яка торгівельна компанія, виробниче підприємство або сервісна організація отримує потрібні товари, сировину, матеріали чи послуги для забезпечення своєї діяльності. Це не просто людина, яка “купує”, — це професіонал, який керує процесом закупівель, аналізує ринок, веде перемовини, укладає контракти та слідкує за логістикою. Завдяки цій професії підприємства можуть працювати без збоїв, реагувати на зміни попиту та знижувати витрати.

Основні обов’язки менеджера із закупівель

Менеджер із закупівель відповідає за цілу низку важливих процесів, серед яких:

• Аналіз потреб компанії. Менеджер разом із виробничим, технічним або комерційним відділом визначає, які саме ресурси потрібні компанії — у якій кількості, якості та за яких термінів постачання.
• Моніторинг ринку постачальників. Вивчення пропозицій, умов, цін, репутації компаній-постачальників, участь у тендерах або ініціювання таких.
• Переговори з постачальниками. Ведення переговорів щодо умов постачання, знижок, відстрочок платежів, гарантій якості.
• Оформлення замовлень і договорів. Створення контрактної документації, погодження умов з юридичним відділом, контроль правильності специфікацій.
• Контроль доставки. Менеджер слідкує за відправленням, маршрутами, строками постачання, організовує транспорт і митне оформлення (якщо мова йде про імпорт).
• Прийом товару і контроль якості. Перевірка відповідності поставленої продукції замовленню, ведення рекламацій у разі виявлення браку.
• Формування звітності. Ведення обліку закупівель, формування статистичних звітів, аналіз ефективності.

Особливості роботи

Менеджеру із закупівель доводиться не лише оформлювати документи чи приймати товар — часто він виступає в ролі кризового менеджера. Наприклад, якщо постачальник затримує доставку або привозить браковану продукцію, саме цей фахівець має оперативно знайти альтернативне рішення: заміну, термінову доставку, новий контракт.

Крім того, менеджеру часто доводиться працювати з великим обсягом документації — договорами, специфікаціями, сертифікатами, актами тощо. Тому важливо бути уважним, організованим і мати юридичну грамотність.

Необхідні навички

Щоб ефективно працювати менеджером із закупівель, потрібно мати такі вміння та якості:

• Аналітичне мислення — для оцінки пропозицій постачальників, прорахунку вигоди, визначення ризиків.
• Комунікативні навички — для ведення перемовин та побудови довготривалих партнерських відносин.
• Знання економіки, логістики, юриспруденції — для обґрунтованих і законних рішень щодо закупівель.
• Організованість і системність — адже закупівлі можуть охоплювати сотні найменувань, і в кожному випадку важливі строки, кількість, вартість, якість.
• Вміння працювати з документацією та ERP-системами — сучасні закупівлі неможливі без цифрових інструментів управління.
• Стресостійкість — у форс-мажорних ситуаціях потрібно швидко приймати рішення.

Приклади виконуваних робіт

• Закупівля сировини для харчового виробництва з урахуванням термінів придатності та умов зберігання.
• Пошук нового постачальника запчастин для автосервісу через зростання цін у чинного партнера.
• Організація тендеру на постачання обладнання для будівельної компанії.
• Перемовини з міжнародним постачальником і організація логістики через кілька країн.
• Розробка системи управління залишками товару для зниження витрат на зберігання.

Де працює менеджер із закупівель?

Ці фахівці працюють майже у всіх галузях:

• Торгівля (роздрібна й оптова)
• Виробництво (харчове, машинобудування, легка промисловість)
• Будівництво
• Фармацевтика
• Логістика та дистрибуція
• Готельно-ресторанний бізнес
• Імпорт/експорт-компанії
• Державні установи

Суміжні професії

• Логіст — співпрацює з менеджером із закупівель для організації доставки закуплених товарів.
• Бухгалтер — забезпечує правильне фінансове оформлення закупівель, облік платежів і податкову звітність.
• Юрист — допомагає перевіряти контракти, розв’язувати спірні ситуації з постачальниками.
• Маркетолог-аналітик — надає інформацію про ринок і попит, що допомагає у стратегічному плануванні закупівель.
• Фінансист — погоджує бюджети на закупівлі, розраховує вигідність довгострокових контрактів.
• Проєкт-менеджер — координує закупівлі в рамках реалізації конкретного проєкту.
• Керівник — визначає потребу в закупівлях з урахуванням стратегії розвитку організації.
• Підприємець — часто виконує функції закупівельника самостійно на початкових етапах бізнесу або координує цього фахівця.

Кейс-історія: Як менеджер із закупівель врятувала виробництво від зупинки

Олена Мироненко — менеджер із закупівель у середній харчовій компанії, яка спеціалізується на виготовленні заморожених напівфабрикатів. Вона працює в компанії вже 5 років і чудово знає особливості кожного постачальника, терміни зберігання сировини та критичні точки у логістиці.

Одного понеділка вранці Олена отримала повідомлення від постачальника м’яса про те, що через аварію на виробництві він не зможе доставити партію продукції, заплановану на середу. Без цієї поставки підприємство не мало змоги продовжити випуск кількох ключових продуктів. Втрата хоча б одного дня загрожувала серйозними збитками: зупинка лінії, порушення зобов’язань перед партнерами, штрафи від торгових мереж.

Олена оперативно проаналізувала залишки на складі та зрозуміла, що запасів вистачить лише на пів дня. Вона негайно зв’язалась із трьома альтернативними постачальниками, з якими вела перемовини раніше. Один із них мав потрібний об’єм, але знаходився в іншій області, а інший — міг доставити не раніше ніж за 48 годин. Вибір був складний, але Олена обрала першого варіанта, організувала термінову доставку з використанням платного рефрижераторного транспорту та погодила додаткову вартість із фінансовим директором.

У паралель вона ініціювала службове розслідування щодо відсутності аварійного плану та оновила базу резервних постачальників.

Поставка прибула наступного дня до 6 ранку. Завдяки чіткій координації логістів, складу та технологів, виробництво не зупинилося жодної години. Компанія уникла збитків, а Олена отримала офіційну подяку від керівництва та була призначена на посаду старшої менеджерки з постачання.

Висновок

Менеджер із закупівель — це професіонал, який забезпечує життєдіяльність будь-якої компанії. Від його роботи залежить своєчасність постачань, оптимізація витрат і якість кінцевого продукту. Це аналітична, відповідальна та багатофункціональна професія, яка потребує уважності до деталей, вміння вести переговори й мислити стратегічно.

Опис професії створено з метою ознайомлення з професією – “Менеджер із закупівель“ 

Тренінгова компанія “Академія гри” в рамках проєкту “PROFОРІЄНТИР”

Київ, 2025 рік.

Запрошуємо до співпраці!