Організатор виставок

Організатор виставок: професіонал з логістики подій, просторової організації та публічної комунікації

Хто такий організатор виставок?

Організатор виставок — це фахівець, який відповідає за повний цикл підготовки та проведення виставкових заходів. Його основне завдання — створити середовище, де учасники (експоненти) зможуть якісно презентувати свою продукцію, послуги, технології або творчі доробки, а відвідувачі — комфортно ознайомитися з ними, знайти партнерів або дізнатися про новинки ринку. Організатор виставок працює на перетині логістики, подієвого менеджменту, просторового дизайну, маркетингу та комунікацій.

Це професія з високим рівнем відповідальності, яка потребує стратегічного бачення, вміння працювати з людьми, планувати, координувати та оперативно реагувати на зміни.

Основні обов’язки фахівця

Обов’язки організатора виставок охоплюють усі етапи підготовки заходу:

1. Планування концепції виставки
   • Розробка тематики, структури та формату заходу;
   • Визначення цільової аудиторії, масштабів виставки та кількості учасників;
   • Обґрунтування фінансової моделі заходу (доходи від участі, спонсорства, квитків, витрати на оренду, персонал тощо).
2. Пошук і залучення учасників (експонентів)
   • Комунікація з компаніями, брендами, установами;
   • Формування пропозицій участі, укладання договорів;
   • Надання логістичної, технічної та інформаційної підтримки учасникам.
3. Планування та зонування простору
   • Розміщення стендів і павільйонів згідно з тематичними розділами;
   • Розробка логістики переміщення відвідувачів (вказівники, маршрути, інформаційні зони);
   • Врахування вимог безпеки, пожежної безпеки, евакуаційних виходів.
4. Організація супровідних заходів
   • Семінари, презентації, публічні виступи, прес-конференції;
   • Модерація спілкування між учасниками та клієнтами;
   • Впровадження інтерактивних івентів (майстер-класи, демо-зони, VR-презентації).
5. Технічне забезпечення
   • Координація роботи підрядників: монтажних компаній, електриків, IT-фахівців;
   • Забезпечення інтернет-доступу, освітлення, аудіо-відео обладнання.
6. PR та маркетинг
   • Розробка рекламної кампанії виставки;
   • Робота з медіа, соціальними мережами, блогерами;
   • Взаємодія з пресою, створення прес-китів, медіа-контенту.
7. Контроль та аналіз
   • Оцінка ефективності заходу;
   • Збір відгуків учасників і відвідувачів;
   • Створення звітів для замовників, спонсорів, партнерів.

Приклади виконуваних робіт

• Організація щорічного міжнародного промислового ярмарку з більш ніж 300 експонентами;
• Впровадження QR-кодової системи для швидкої навігації по павільйонах;
• Співпраця з міською владою для логістики руху транспорту та безпеки;
• Проведення дводенного форуму інновацій в освіті в межах освітньої виставки;
• Онлайн-стримінг подій виставки через спеціальний мобільний застосунок.

Необхідні навички

1. Організаторські здібності — здатність координувати великі команди, логістику та кілька процесів одночасно.
2. Комунікаційні навички — ефективне спілкування з клієнтами, підрядниками, ЗМІ.
3. Технічна грамотність — розуміння вимог до світла, звуку, ІТ-систем.
4. Стресостійкість — вміння швидко реагувати на нештатні ситуації.
5. Креативність — розробка цікавих форматів та сценаріїв взаємодії.
6. Фінансова обізнаність — бюджетування, контроль витрат, залучення спонсорства.
7. Знання іноземних мов — бажано для організації міжнародних заходів.

Суміжні професії:

• Менеджер з івент-маркетингу — відповідає за просування виставки, працює над залученням аудиторії та рекламою.
• PR-менеджер — забезпечує медіа-підтримку заходу, займається створенням позитивного іміджу виставки.
• Логіст — відповідає за доставку обладнання, матеріалів, монтажно-демонтажні роботи.
• Дизайнер інтер’єрів/сценограф — оформлює стенди, зони для фотозон, презентацій.
• Проєктний менеджер — координує виставковий проєкт на рівні календарного планування, бюджету, персоналу.
• Офіс-менеджер — допомагає з документацією, перепискою, організаційними моментами.
• Юрист — перевіряє договори, умови оренди, питання відповідальності за події.
• Фінансист — займається фінансовою звітністю заходу, оптимізує витрати.
• Підприємець — може бути замовником виставки, який представляє свій бізнес.
• Системний адміністратор — забезпечує технічну безперебійність комп’ютерної мережі та інтерактивного обладнання.

Кейс-історія: Як виставка малого бізнесу стала проривом для міста

Олена Савчук — організаторка виставок із 5-річним досвідом, спеціалізується на регіональних і тематичних подіях для підприємців, дизайнерів та освітніх ініціатив.

Міська влада звернулася до Олени з проханням організувати масштабну виставку для місцевих виробників і малого бізнесу. Мета — популяризувати локальні бренди після важкого економічного періоду. Проблема полягала в тому, що бюджети були обмежені, майданчик — застарілий, а підприємці скептично ставилися до участі, не вірячи у прибутковість заходу.

Олена провела серію особистих зустрічей з представниками малого бізнесу, дізналася про їхні очікування і бар’єри. Вона залучила до співпраці місцевих дизайнерів для створення естетичних стендів «з підручних матеріалів», домовилася про бартер з IT-компанією, яка надала електронну систему реєстрації та QR-коди для онлайн-каталогу експонентів. В якості додаткової мотивації — організувала серію міні-лекцій і нетворкінг-зон із кавою та музикою. Усі маркетингові кампанії Олена побудувала навколо історій підприємців, що додало довіри і емоційного залучення.

У виставці взяли участь понад 120 підприємців, захід відвідали понад 8 тисяч людей за три дні. Більше половини учасників повідомили про нові партнерства, зростання продажів, а міська рада вирішила зробити виставку щорічною. І найголовніше — у місті з’явився новий простір для обміну досвідом, довіри до локального бізнесу та розвитку креативної економіки. Олену запросили курувати виставкові події вже на обласному рівні.

Висновок

Професія організатора виставок — це поєднання планування, творчості та високої відповідальності. Це фахівець, який створює простір для зустрічі бізнесу, ідей і аудиторій. Успішна виставка — результат глибокого аналізу, чіткої організації і тонкого відчуття потреб учасників і гостей.

Опис професії створено з метою ознайомлення з професією – “Організатор виставок“ 

Тренінгова компанія  “Академія гри” в рамках проєкту “PROFОРІЄНТИР”

Київ, 2025 рік.

Запрошуємо до співпраці!