Організатор заходів

Організатор заходів (Event-менеджер)

Загальний опис професії

Організатор заходів, або івент-менеджер, — це фахівець, який планує, координує та реалізує події різного формату: від ділових конференцій, презентацій, виставок і семінарів до весіль, святкувань, спортивних турнірів, концертів та фестивалів. Його головне завдання — зробити так, щоб кожен захід був ефективним, безперебійним, вражаючим та відповідав очікуванням замовника. Івент-менеджер — це універсальний фахівець, який володіє організаторськими здібностями, креативністю, логістичними навичками та високим рівнем комунікації.

Сучасний івент — це не просто набір активностей, а комплексне шоу або професійна платформа, яка передбачає залучення технічних, інформаційних, маркетингових, фінансових і навіть юридичних ресурсів. Організатор заходів — це не просто адміністратор, а стратег, дизайнер вражень, лідер команди та кризовий менеджер одночасно.

Основні обов’язки

Івент-менеджер відповідає за всі етапи створення події: від задуму до реалізації. Залежно від специфіки заходу, його обов’язки можуть включати:

1. Комунікація з клієнтом — з’ясування мети заходу, бюджету, аудиторії, побажань клієнта та загального бачення.
2. Розробка концепції заходу — визначення теми, стилю, формату, хронометражу, сценарію.
3. Планування та підготовка — підбір локації, оренда обладнання, пошук постачальників, співпраця з підрядниками (кейтеринг, декор, технічне забезпечення, транспорт, охорона тощо).
4. Складання бюджету — визначення вартості послуг, витрат, контроль фінансів.
5. Управління командою — координація роботи технічного персоналу, аніматорів, ведучих, артистів, волонтерів.
6. Рекламна підтримка — створення афіш, ведення соціальних мереж, робота з медіа, SMM-просування.
7. Ведення документації — укладення договорів, отримання дозволів, оформлення звітності.
8. Контроль реалізації заходу — контроль дотримання таймінгу, вирішення поточних проблем, оперативна комунікація.
9. Аналіз ефективності — збір відгуків, оцінка успішності, підготовка аналітики для клієнта.

Приклади виконуваних заходів

• Організація корпоративних вечірок та тімбілдингів для IT-компаній.
• Проведення благодійних балів, концертів або фестивалів.
• Організація ділових форумів та панельних дискусій.
• Проведення весіль, ювілеїв, дитячих свят.
• Запуск нових брендів через івенти-презентації.
• Створення тематичних виставок, маркетів, ярмарок.
• Підготовка спортивних змагань, марафонів, велозаїздів.

Професійні навички та риси характеру

• Креативність і здатність до концептуального мислення.
• Логістичні навички та вміння планувати.
• Стресостійкість та здатність діяти в умовах багатозадачності.
• Відмінні комунікативні навички.
• Вміння вести перемовини.
• Фінансова грамотність — вміння працювати з бюджетом.
• Досвідчений користувач офісних програм і спеціального софту для планування подій.
• Чуття до естетики, стилю, атмосфери.

Де працює організатор заходів

• Івент-агентства.
• PR та маркетингові департаменти компаній.
• Концертні агентства.
• Агентства весільних послуг.
• Культурні центри, театри, виставкові майданчики.
• Самозайняті (фріланс, власне агентство).

Суміжні професії 

1. SMM-менеджер — просуває захід у соціальних мережах, створює контент.
2. Таргетолог — налаштовує рекламу на цільову аудиторію для залучення відвідувачів.
3. Інтернет-маркетолог — відповідає за аналітику заходу та онлайн-просування.
4. Проєкт-менеджер — координує загальний хід підготовки, якщо івент є частиною великого проекту.
5. Дизайнер/декоратор — створює візуальне оформлення заходу.
6. Фотограф/відеограф — документує подію, створюючи контент для клієнтів і соцмереж.
7. Копірайтер — пише анонси, прес-релізи, сценарії ведучим.
8. Юрист — допомагає з оформленням договорів та отриманням дозволів.
9. Бухгалтер — веде облік витрат і доходів по заходу.
10. Психолог/коуч — проводить тренінги або майстер-класи у форматі освітніх подій.
11. Адміністратор події — координує логістику на місці під час заходу.
12. Режисер/сценарист — допомагає створити структуру події, особливо для сценічних форматів.
13. Підприємець — замовляє захід для команди, продукту чи партнера, працює замовником.
14. Керівник компанії — визначає цілі заходу, затверджує бюджети, виступає спікером.
15. Інженер технічного забезпечення — забезпечує звук, світло, сцену та безпеку заходу.

Кейс-історія: Як організатор заходів врятувала важливу конференцію в умовах форс-мажору

Олена Бойченко — досвідчена організаторка заходів з Києва, яка понад 8 років працює в сфері корпоративних івентів. Її клієнтами є як ІТ-компанії, так і міжнародні донорські фонди. Вона відома своєю здатністю діяти спокійно навіть у найстресовіших ситуаціях.

Олена отримала замовлення на організацію міжнародної конференції з цифрових технологій. Участь мали взяти понад 250 учасників, зокрема іноземні гості. Усе йшло за планом, але за два дні до заходу з ладу вийшла система кондиціювання в орендованому конференц-залі. Температура в приміщенні сягала 30°C, що ставило під загрозу комфорт гостей і проведення події в цілому. У той же день з’ясувалося, що провайдер технічного забезпечення не зможе доставити світлову систему через аварію на складі.

Не втрачаючи часу, Олена переглянула всі доступні варіанти. Вона зв’язалася з іншими партнерами та знайшла вільну залу в коворкінгу преміум-класу з власною кліматичною системою. Паралельно вона перенесла монтаж техніки на нічний час, залучивши іншу команду, яка погодилася вийти на зміну в екстреному режимі. Олена особисто координувала перевезення матеріалів, перенесення меблів, адаптацію дизайну локації під новий простір, а також перезапустила рекламну розсилку з оновленою адресою заходу.

Конференція пройшла без жодного збою. Гості не помітили жодних труднощів — нова локація навіть викликала захоплення. Завдяки виваженим діям і рішучості Олени, клієнт був настільки задоволений, що одразу замовив організацію наступної події. Іноземні партнери оцінили рівень сервісу на рівні провідних європейських івент-компаній. Професіоналізм організаторки став справжнім прикладом кризового менеджменту в дії.

Висновок

Професія організатора заходів поєднує логіку та креатив, планування та натхнення. Це динамічна діяльність, що потребує високої відповідальності, багатозадачності й любові до людей. Успішний івент-менеджер — це людина, яка вміє перетворити ідею на подію, а подію — на незабутній досвід.

Опис професії створено з метою ознайомлення з професією – “Організатор заходів“ 

Тренінгова компанія “Академія гри” в рамках проєкту “PROFОРІЄНТИР”

Київ, 2025 рік.

Запрошуємо до співпраці!