Інспектор відділу кадрів

Хто такий інспектор відділу кадрів?

Загальна характеристика професії

Інспектор відділу кадрів – це ключова фігура у кадровому обліку будь-якої організації, незалежно від її розміру та сфери діяльності. Цей фахівець відповідає за точне ведення документації, що стосується працевлаштування, переведень, звільнень, а також інших аспектів, пов’язаних з рухом персоналу. Його роль полягає в забезпеченні правової й адміністративної відповідності кожного етапу трудових відносин. Саме завдяки роботі інспектора кадрові процеси в організації є впорядкованими, прозорими й ефективними.

Людина на цій посаді має бути не лише уважною до деталей, а й юридично грамотною, комунікабельною та емоційно стійкою, адже її діяльність охоплює як паперову роботу, так і постійні контакти з персоналом.

Основні обов’язки

1. Оформлення трудових відносин

• Підготовка та оформлення наказів про прийом на роботу, переведення, звільнення, відпустки, відрядження тощо.
• Формування та зберігання особових справ працівників.
• Підготовка трудових договорів, контрактів та додаткових угод.
• Ведення та зберігання трудових книжок (за наявності), в тому числі оформлення їх відповідно до законодавства.

2. Штатне планування та аналітика

• Складання штатного розпису та внесення до нього змін.
• Аналіз структури персоналу: співвідношення постійних, тимчасових працівників, потреба у вакансіях тощо.
• Звітування про кількісний і якісний склад кадрів для внутрішніх потреб організації й зовнішніх інстанцій (наприклад, Держстат, служба зайнятості).

3. Контроль за дотриманням законодавства

• Супровід трудових відносин згідно з Кодексом законів про працю України та іншими нормативними актами.
• Консультування керівництва і працівників щодо трудового права, відпусток, звільнень, суміщення тощо.
• Підготовка документів для державних перевірок.

4. Взаємодія з зовнішніми структурами

• Оформлення документів для Пенсійного фонду, Фонду соціального страхування, Центру зайнятості.
• Взаємодія з банками з питань відкриття зарплатних карток для нових працівників.

5. Організація кадрового документообігу

• Ведення внутрішньої бази даних персоналу.
• Створення та зберігання графіків відпусток, табелів обліку робочого часу.
• Контроль за строками випробувального терміну, продовження контрактів, оновлення особистої інформації працівників.

Приклади виконуваних робіт

• Підготовка повного пакету документів для нового співробітника: анкета, наказ, договір, картка П-2, табельний номер.
• Організація планової перевірки кадрової документації з боку інспекції з праці.
• Аналіз статистики плинності кадрів та розробка пропозицій щодо її зменшення.
• Ведення електронної бази обліку працівників у спеціалізованих програмах (1С, КАДРИ, ERP-системи).
• Розробка локальних нормативних актів (правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції).

Необхідні навички та компетенції

• Юридична обізнаність: знання трудового законодавства, нормативно-правових актів.
• Уважність до деталей: точність в оформленні документів та перевірці інформації.
• Володіння спеціалізованим програмним забезпеченням: 1С:ЗУП, MS Excel, SAP HR тощо.
• Комунікабельність: вміння пояснити співробітнику його права й обов’язки, вирішити конфліктні ситуації.
• Організованість: системне мислення, здатність працювати з великими обсягами інформації.
• Етичність та конфіденційність: дотримання професійної етики при роботі з персональними даними.

Суміжні професії та взаємодія

• HR-менеджер – інспектор забезпечує юридичну й документальну основу процесів, які планує та реалізує HR.
• Бухгалтер – передає дані про прийом/звільнення працівників, відпустки, лікарняні для нарахування зарплати.
• Юрист – погоджує складні випадки звільнень, супроводжує підготовку нормативних документів.
• Керівник підрозділу – отримує від інспектора рекомендації щодо кадрового оформлення своїх підлеглих.
• Фахівець із якості – взаємодіє при підготовці внутрішніх положень і стандартів для роботи з персоналом.
• Офіс-менеджер – передає дані про нових працівників, погоджує внутрішні документи.
• Рекрутер – передає дані про прийнятих кандидатів для оформлення.
• Проєкт-менеджер – погоджує тимчасові зміни в команді проєкту (відрядження, ротації), які оформлює інспектор.
• Підприємець/власник бізнесу – інспектор забезпечує юридичну правильність кадрового обліку в компанії.
• Керівник організації – отримує повну інформацію про персонал, рекомендації по зміні штатного розпису.
• Фінансист – інспектор передає йому інформацію про зміни в структурі персоналу, що впливають на бюджет.

Кейс-історія: Як інспектор відділу кадрів врятувала компанію від перевірки з штрафами

Олена Вербицька — інспектор відділу кадрів із 10-річним досвідом роботи у середній будівельній компанії. Вона – уважна, принципова і відповідальна фахівчиня, яка завжди тримає документообіг компанії у порядку.

Під час планової ревізії внутрішньої документації Олена помітила, що попередній керівник проєкту найняв кількох фахівців на умовах тимчасової зайнятості, але документи були оформлені як для постійних співробітників. У разі перевірки це могло б кваліфікуватися як порушення трудового законодавства, що загрожувало компанії штрафами й адміністративною відповідальністю.

Олена провела внутрішній аудит всіх трудових договорів та посадових інструкцій у підрозділі, оперативно зібрала недостаючі дані, зв’язалася з юридичним відділом і підготувала уточнення до договорів. Вона провела консультацію з кожним тимчасовим працівником, пояснила ситуацію, погодила нові умови з керівником і подала актуалізовані документи до бухгалтерії та до електронної бази кадрів. Паралельно вона підготувала службову записку про виявлене порушення, що дозволило керівництву впровадити зміни в процедурі найму.

Коли в компанію надійшла планова перевірка з Держпраці, всі документи вже були приведені у відповідність до чинного законодавства. Компанія уникла санкцій і отримала лише рекомендації щодо подальшого вдосконалення внутрішніх процедур. Керівництво подякувало Олені за професіоналізм та вручило премію як визнання її внеску в збереження репутації підприємства.

Висновок

Інспектор відділу кадрів – це опора кадрової служби, фахівець, що гарантує дотримання трудового законодавства, порядок у документах та стабільність у кадрових процесах. Без нього неможливо уявити ефективну роботу організації, адже саме він забезпечує злагоджений рух всієї системи персоналу. Це професія для тих, хто любить порядок, точність і розуміє важливість людського ресурсу як головної цінності бізнесу.

Опис професії створено з метою ознайомлення з професією – “Інспектор відділу кадрів“ 

Тренінгова компанія “Академія гри” в рамках проєкту “PROFОРІЄНТИР”

Київ, 2025 рік.

Запрошуємо до співпраці!