Організатор івентів

Організатор івентів (заходів)

Хто такий організатор івентів?

Організатор івентів — це спеціаліст, який проєктує, готує та втілює в життя різноманітні заходи: від корпоративних свят і фестивалів до конференцій, весіль, виставок і бізнес-форумів. У центрі його професійної діяльності — подія як продукт, яку потрібно створити з нуля відповідно до мети замовника, зробити унікальною, привабливою, комфортною для всіх учасників та ефективною за результатами.

Це робота на перетині творчості, логістики, менеджменту та психології. Успішний івент — це завжди результат чіткої координації величезної кількості елементів: локації, сценарію, музики, техніки, ведучих, кейтерингу, сувенірної продукції, безпеки, і навіть погоди. Професійний організатор івентів не лише враховує всі ці фактори, а й передбачає можливі проблеми, планує запасні рішення й орієнтується на створення емоційного досвіду.

Основні обов’язки організатора івентів

Робота організатора івентів — багаторівнева, динамічна й різнопланова. Основні його обов’язки включають:

1. Визначення концепції заходу

• Визначення мети події: презентація, навчання, святкування, мотивація тощо.
• Створення загальної ідеї, яка стане основою сценарію, декору, запрошень, дрес-коду.
• Формування бюджету з врахуванням усіх витрат.

2. Розробка сценарію

• Написання сценарію події: від вітального слова до заключного акорду.
• Продумування блоків (інформаційних, розважальних, інтерактивних).
• Планування таймінгу заходу та розподіл часу між елементами.

3. Підбір та координація підрядників

• Пошук та співпраця з ведучими, музикантами, діджеями, артистами, кейтеринг-компаніями, технічними службами.
• Організація транспортного забезпечення та логістики.
• Робота з оформлювачами, флористами, декораторами.

4. Технічне забезпечення

• Замовлення і тестування світла, звуку, екранів, проєкторів, спецефектів.
• Контроль за встановленням технічного обладнання.

5. Маркетинг та PR

• Створення та розсилка запрошень, реєстрація гостей.
• PR-кампанія заходу (в разі потреби): реклама, інформаційна підтримка, робота з партнерами.
• Робота із соціальними мережами, фотографами, відеографами.

6. Проведення заходу

• Координація команди у день заходу: технічного персоналу, артистів, волонтерів.
• Контроль за таймінгом, вирішення непередбачуваних ситуацій.
• Підтримання комфорту гостей, робота з VIP-персонами.

7. Післяівентна аналітика

• Підрахунок витрат, формування фінального звіту.
• Аналіз ефективності заходу: відгуки гостей, досягнення поставлених цілей.
• Підготовка звітності для замовника.

Приклади заходів, які організовує івент-менеджер

• Корпоративи (річниці компаній, тімбілдинги, святкування Нового року);
• Весілля (від класичних до тематичних, включаючи планування церемонії, декору, кейтерингу);
• Конференції та бізнес-форуми (заздалегідь запланована програма, презентації, синхронний переклад, реєстрація учасників);
• Презентації нових продуктів;
• Фестивалі (музичні, гастрономічні, культурні);
• Освітні заходи (тренінги, майстер-класи, інтенсиви).

Необхідні навички та риси характеру

Комунікативність

Організатор івентів має працювати з десятками людей одночасно. Вміння домовлятися, переконувати, мотивувати та швидко вирішувати конфлікти — ключ до успіху.

Стресостійкість

Івент-менеджер — це людина, яка завжди «на зв’язку» і готова до непередбачуваного. Вміння зберігати спокій під тиском — обов’язкове.

Багатозадачність

Одночасне ведення 5–10 процесів: обдзвін підрядників, складання списку гостей, робота з кейтерингом, узгодження сценарію.

Організованість і тайм-менеджмент

Чітке планування і дотримання дедлайнів. Затримка в одному пункті може зруйнувати весь захід.

Креативність

Вміння створити унікальну атмосферу події, продумати нестандартні рішення.

Знання техніки

Розуміння особливостей сценічного обладнання, освітлення, звуку.

Аналітичні навички

Оцінка ефективності, ROI, зворотний зв’язок.

Суміжні професії 

1. Сценарист — створює детальний сценарій події разом із організатором, враховуючи потреби аудиторії.
2. Проєкт-менеджер — допомагає з бюджетуванням та контролем дедлайнів під час великих івентів.
3. Флорист-декоратор — реалізує візуальну концепцію заходу за задумом організатора.
4. Маркетолог — просуває івент, формує імідж події в очах цільової аудиторії.
5. Таргетолог — налаштовує рекламу для залучення гостей на відкриті публічні заходи.
6. SMM-менеджер — веде соціальні мережі заходу до, під час і після події.
7. Фотограф/відеограф — фіксує найкращі моменти події, створює медіаматеріали.
8. Конферансьє/ведучий — тримає увагу публіки під час заходу.
9. Дизайнер — створює візуальні елементи (запрошення, постери, банери).
10. Звуко- та світлотехнік — відповідають за якість технічного виконання шоу-програми.

Професійний розвиток

Шлях організатора івентів часто починається з помічника або координатора. Далі фахівець може розвиватися до позиції:

• Івент-директора;
• Креативного продюсера;
• Власника івент-агенції;
• Консультанта з організації заходів;
• Продюсера культурних або телевізійних подій.

Сертифікації (наприклад, CEM, CMP), навчання в школах менеджменту подій або MBA з маркетингу відкривають нові горизонти в кар’єрі.

Кейс-історія: Як організаторка заходів врятувала корпоратив на 300 осіб

Катерина Соловей — досвідчена організаторка івентів, яка вже понад 5 років працює у сфері корпоративних заходів. Вона керує власною командою в івент-агенції та відома своєю здатністю перетворювати навіть буденну подію на щось незабутнє.

За тиждень до великого корпоративу IT-компанії на 300 гостей, який мав проходити у заміському комплексі, раптово скасували бронювання локації через технічні несправності. Це стало справжнім викликом: гостей було багато, сценарій підготовлено під конкретний простір, а часу майже не залишалося.

Катерина за 24 години провела повний ринок-ресерч доступних майданчиків. Знайшла заміну — кіностудію, яка рідко здається під події, але мала відповідні площі. Переосмислила сценарій: перетворила класичний корпоратив у «закулісний кінознімальний процес» — з акторськими майстер-класами, червоною доріжкою, режисерськими командами серед гостей.

Команда івент-менеджерів та декораторів працювала цілодобово: нові логістичні маршрути, зміна таймінгу, адаптація технічних підрядників до нових умов, погодження нового меню з кейтерингом, перенесення фотозон. Водночас Катерина особисто комунікувала з клієнтом, зберігаючи впевненість і спокій, чим зняла напругу з їхнього боку.

Подія пройшла ідеально. Гості були в захваті, а формат «всередині кінопроцесу» став ще цікавішим, ніж попередній. Замовник назвав захід найкращим корпоративом в історії компанії, а Катерина отримала запити на нові проєкти одразу з трьох компаній, представники яких були серед гостей.

Висновок

Організатор івентів — це не просто координатор свят. Це стратег, комунікатор, креативник, інженер людських вражень. Його робота — зробити подію незабутньою і результативною водночас. Для тих, хто вміє керувати процесами, мріє дарувати емоції й не боїться динаміки — це чудова професія, яка постійно розвивається.

Опис професії створено з метою ознайомлення з професією – “Організатор івентів“ 

Тренінгова компанія “Академія гри” в рамках проєкту “PROFОРІЄНТИР”

Київ, 2025 рік.

Запрошуємо до співпраці!